Plan Operativo Anual (POA)

Para definir y asignar el presupuesto anual del Proyecto, el EIP debe:

• Actualizar anualmente el Proyecto en el Banco de Proyectos de Inversión Nacional BPIN,
• Elaborar antes del 30 de noviembre de cada ano el Plan Operativo Anual de Inversiones POA con base en las proyecciones de inversión.
• Someter el POA a la aprobación del Comisión Intersectorial Nacional y del Banco Mundial, previa justificación basada en los avances de la ejecución del Proyecto.

Este plan resulta de agregar los costos de los 3 componentes debiendo especificar las actividades por componente, categorías de gasto y gasto elegible, el costo, y el cronograma de ejecución. (Anexo 17).

El POA y el Plan de Adquisiciones y Contrataciones se constituyen en el eje orientador de la implementación del Proyecto y el instrumento básico para el monitoreo de su ejecución.

Plan de Adquisiones Y Contrataciones anual

El EIP debe elaborar cada ano un Plan de Adquisiciones y Contrataciones, que cubra los 18 meses siguientes, y debe quedar incluido en el POA. La adquisición de todos los bienes y la contratación de servicios se basarán en el correspondiente Plan de Adquisiciones y Contrataciones, aprobado previamente por el Banco Mundial. (Anexo 18)

El contenido básico del plan es el siguiente: categoría del gasto, número de contratos, objeto de la contratación o adquisición, nombre del contratista o proveedor, método de selección, valor estimado, fechas de apertura de concursos cuando haya lugar, fecha de la firma del contrato, fecha de terminación del contrato.

Marco general para la administración de los recursos del proyecto

La administración de recursos hace referencia al manejo de los fondos del Proyecto provenientes del crédito externo (Banco Mundial) y de los recursos ordinarios del Gobierno Nacional (contrapartida) destinados para cada componente.

De acuerdo con los requerimientos de ejecución, el MADR podrá solicitar vigencias futuras del presupuesto del Proyecto ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

La ejecución de los recursos se realiza a partir del POA aprobado por el CI y el Banco Mundial. El ordenador del gasto es el Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural, quien delegará la comunicación del gasto al Director de Desarrollo Rural.

Los procesos de selección y contratación para la adquisición de bienes y la contratación de servicios con cargo a los recursos del Proyecto, cualquiera que sea su fuente de financiación (crédito o contrapartida), estarán sujetos en todos sus aspectos a los métodos y procedimientos de selección establecidos en el Contrato de Préstamo.

Recursos de crédito

El Proyecto puede obtener los recursos del crédito, utilizando para ello uno o más de los métodos que a continuación se mencionan, según lo que el Banco disponga.

(a) Reembolso: El Banco está facultado para rembolsar al proyecto los gastos admisibles para el financiamiento conforme a lo estipulado en el Convenio de Préstamo ("gastos admisibles") que el prestatario haya prefinanciado con recursos propios.

(b) Anticipo: El Banco está facultado para otorgar anticipos de los fondos del préstamo, depositándolos en una cuenta designada del proyecto para financiar gastos admisibles a medida que se incurre en ellos y cuya documentación de respaldo haya de proporcionarse en una fecha posterior.

(c) Pago Directo: El Banco está facultado, si el proyecto lo solicita, para efectuar directamente a un tercero (por ejemplo proveedor, contratista, consultor) pagos correspondientes a gastos admisibles.

(d) Compromiso Especial: El Banco está facultado para efectuar a un tercero pagos correspondientes a gastos admisibles, en virtud de compromisos especiales celebrados por escrito, a solicitud del proyecto y en términos y condiciones mutuamente acordados entre el Banco y el proyecto.

Recursos de contrapartida nacional

Para cada vigencia el Gobierno Nacional apropiará conjuntamente con los recursos provenientes del crédito externo, los recursos de contrapartida que se desembolsarán de acuerdo con el Plan Anual de Caja definido mensualmente para el Proyecto.

Flujo de recursos

A continuación se detalla el procedimiento o flujo de recursos del Proyecto en el caso de los reembolsos del crédito: (Anexo 19)

• Basado en los montos apropiados y el POA, el Director de Desarrollo Rural solicitará a la División de Presupuesto del MADR, la expedición de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) para respaldar los procesos contractuales a que haya lugar (trámite que se surte indistintamente para recursos de contrapartida y de crédito).
• El EIP desarrolla con base en los CDP expedidos, los procesos administrativos para la contratación de la entidad fiduciaria o de los consultores de acuerdo con los procedimientos del Banco Mundial.
• La División de Presupuesto del MADR a solicitud de la DDR, efectúa el registro presupuestal de los contratos suscritos y lo reporta a la DGCPTN a través del SIIF.
• La DDR, con base en los contratos suscritos, el monto de recursos disponibles en la Cuenta Designada (cuando provengan del crédito), y la disponibilidad de PAC, tramita ante la Dirección Administrativa y Financiera del MADR, las solicitudes de desembolsos a favor de los contratistas.
• En desarrollo del contrato suscrito con la Fiduciaria, el Director de Desarrollo Rural solicita a la fiduciaria las diversas operaciones o transacciones (contrataciones, transferencias, pagos a terceros).
• La entidad fiduciaria efectúa las distintas transacciones o pagos en los términos y condiciones requeridos por el Director de Desarrollo Rural.
• La entidad fiduciaria, de conformidad con las obligaciones contractuales, reporta mensualmente al MADR, los pagos efectuados con cargo a los recursos administrados y aporta los respectivos soportes y comprobantes. Esta información será presentada en medio magnético e impreso, de conformidad con la estructura disenada por el EIP.
• El EIP con base en los comprobantes de gastos elegibles, aportados por la fiduciaria, prepara la solicitud del reembolso de los recursos al Banco Mundial, cuando se trate de recursos del crédito, a través de la presentación de un SOE desarrollando previamente las siguientes actividades:

i) Verifica contra las ordenaciones de gasto o de contratación emitidas por el MADR (según sea el caso), la pertinencia de los pagos, contrataciones o transacciones efectuadas por la Fiduciaria.

ii) Clasifica los comprobantes según las categorías y gastos elegibles y elabora el SOE , siguiendo la metodología establecida para el efecto por el Banco Mundial así:

Ź Relacionar los gastos por categoría diligenciando cada uno de los campos del certificado de gastos.
Ź Elaborar un resumen del reembolso por categorías indicando No. de la categoría, el porcentaje financiable por el BIRF, y el monto total justificado en USD.
Ź Diligenciar el formulario e2380, seleccionando la opción tipo de solicitud Reembolso, que se encuentra disponible en línea en el sitio web del servicio Client Connection (conexión con los clientes), en http://clientconnection.worldbank.org.
Ź Elaborar conciliación bancaria de la Cuenta Designada y adjuntar copia del extracto de la respectiva cuenta.

iii) El EIP tramita la aprobación del SOE con destino al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

• El Ministerio de Hacienda y Crédito Público (División de Desembolsos), revisa y tramita ante el Banco Mundial la solicitud del reembolso.
• El Banco Mundial deposita el monto del reembolso solicitado, en la CD del Proyecto, abierta por la DGCPTN en el Banco de la República.
• El Director de Desarrollo Rural con base en el monto del reembolso depositado por el Banco Mundial en la Cuenta Designada, los compromisos con la entidad fiduciaria, y la disponibilidad de PAC, solicita a la Dirección Administrativa y Financiera del MADR, desembolso a favor de la fiduciaria.
• La Dirección Administrativa y Financiera del MADR, solicita a la DGCPTN la monetización y desembolso a favor de la fiduciaria de los recursos depositados en la Cuenta Designada(El proceso se repite a partir del numeral 5)

Para obtener recursos del crédito a través de anticipos, previa aprobación del Banco Mundial y envío de los reportes especiales requeridos para desembolsos por informes, se aplicará el siguiente procedimiento:

1. Con base en la programación de gastos del Proyecto, el EIP diligencia el Formulario e2380, seleccionando la opción tipo de solicitud Anticipo, que se encuentra disponible en línea en el sitio web del servicio Client Connection (conexión con los clientes), en http://clientconnection.worldbank.org., solicitando un anticipo parcial y/o total, mencionando en la Cláusula del Contrato de Préstamo en que se especifica la "Asignación Autorizada", (no es necesario anexar documentación justificativa). La DDR la tramita ante Ministerio de Hacienda y Crédito Público (División de Desembolsos).
2. Los demás procedimientos son similares a los utilizados en los reembolsos.

Flujo de recursos para las alianzas productivas

Los desembolsos a los patrimonios autónomos deberán programarse de acuerdo con las necesidades reales de flujo de caja registrado en el Plan Operativo de la Alianza. Todas las fuentes deben programar sus desembolsos de esta manera, previa solicitud de la OGA a cada financiador. La OGR deberá realizar la gestión necesaria para que así sea.

Para el caso del Incentivo Modular, se realizarán 3 desembolsos, teniendo en cuenta lo estipulado en los Convenios de Alianza y en los Contratos de Fiducia Mercantil que se suscriben para las alianzas aprobadas por las CIRs, donde se definen el objeto y el Plan de Inversiones de la alianza, el procedimiento para el giro de los recursos es el siguiente:

Para el primer desembolso de una Alianza: (en todo caso nunca superior al 50% del valor del IM)

1. El EIP basado en el Plan de Inversiones de la Alianza y el Convenio de Alianza, solicita a la fiduciaria, transferir del Encargo Fiduciario al Patrimonio Autónomo, el primer desembolso del Incentivo Modular, previa verificación del cumplimiento de los siguientes requisitos, por parte de los beneficiarios:

a. Haberse suscrito y legalizado el Contrato de Fiducia Mercantil;
b. Tener un reglamento del Fondo Rotatorio aprobado por el Comité Directivo de la Alianza y revisado por la OGR y el EIP.

2. La fiduciaria recibe del EIP la solicitud de transferencia a los Patrimonios Autónomos y procede de conformidad.

3. El MADR recibe de la Fiduciaria, los primeros diez días de cada mes, los extractos de la cuenta de recaudo de cada Patrimonio Autónomo, y verifica la existencia de los depósitos.

4. En este momento el EIP preparara la "solicitud de reembolso" para la Categoría 2 (reembolso del 100%).

5. El Banco Mundial aprueba el reembolso solicitado y gira los recursos a la Cuenta Designada (Dirección General del Tesoro, Banco de la República) y se desarrolla todo el proceso del flujo de fondos del crédito.

6. Los Beneficiarios del Incentivo Modular, asesorados por la Organización Gestora Acompanante, desarrollan las actividades financiables con el Incentivo Modular, conforme al Plan de Inversiones de la Alianza y solicitan a la fiduciaria el pago de los compromisos adquiridos.

7. La fiduciaria recibe las solicitudes de pago por parte de los beneficiarios avaladas por la Organización Gestora Acompanante y el Comité Directivo de la Alianza, y verifica el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a. Que el gasto esté contemplado en el Plan de Inversiones de la Alianza, en monto y tiempo es decir que corresponda a ese desembolso;
b. Que si el pago se deriva de un proceso de adquisición o contratación, se hayan aplicado los procedimientos y normas del Banco Mundial.

8. La fiduciaria paga a los proveedores de bienes y servicios, los valores solicitados afectando los rubros que corresponda, según el Plan de Inversiones de la Alianza

9. La fiduciaria presenta al MADR, dentro de los diez primeros días de cada mes, el informe de ejecución de cada patrimonio autónomo, acompanado de los respectivos comprobantes de pago.

10. El MADR recibe de la fiduciaria los informes de ejecución del Patrimonio Autónomo de cada Alianza y sus respectivos comprobantes, el EIP los analiza y concilia la información con los Planes de Inversión conservando en sus archivos, los comprobantes correspondientes, a disposición de las visitas de supervisón del Banco Mundial, la auditoria externa del Proyecto y organismos de control.

Los procesos se repiten de igual manera para los segundos y terceros desembolsos, previo el cumplimiento de los requisitos, que a continuación se enuncian:

Segundo Desembolso: (La OGR solicitará a la fiduciaria el desembolso siguiente una vez que el 70% o más de cada desembolso haya sido ejecutado, según certificación de la fiduciaria, una vez que los informes de las OGAs estén al día y que el equipo de monitoreo de la OGR haya dado el aval para su aprobación.) La OGR solicita a la Fiduciaria desembolsar a los Patrimonios Autónomos el segundo desembolso cuando:

1. Se hayan suscrito los Contratos de Comercialización o ventas a futuro de los productos objeto de la Alianza;
2. La ejecución del desembolso anterior haya sido igual o superior al 70% del valor total del mismo;
3. Los informes relacionados con la ejecución de la Alianza, indiquen que su desarrollo (técnico, financiero, planes de manejo ambiental, planes de manejo social), es satisfactorio.
4. Se hayan aplicado las normas del Banco Mundial, en los procesos de adquisiciones y contrataciones (esto lo certifica la fiduciaria),
5. Los bienes muebles e inmuebles adquiridos con los recursos del Incentivo Modular están titularizados a nombre del Patrimonio Autónomo;
6. Los otros miembros de la Alianza hayan cumplido con los compromisos consignados en el Convenio de Alianza.

Tercer Desembolso: Iguales a los establecidos para el segundo desembolso.

Gastos elegibles con cargo a los recursos del proyecto

a) Servicios de Consultoría. Comprende:

• Gastos que demande la organización de Ruedas de negocios con miembros de las organizaciones de productores, cámaras de Comercio, autoridades municipales, miembros del sector comercial, etc.
• Operación de la Página WEB del proyecto
• Contratación para la divulgación (campanas de divulgación, talleres nacionales y regionales, ruedas de negocios, material de video e impresos, página web).
• Contratación para evaluación de perfiles de alianza
• Contratación de estudios de Preinversión, de supervisión de la preinversión y de estructuración de alianzas, incluyendo la preparación de la suscripción y legalización de los convenios.
• Contratación de OGAs para el acompanamiento de alianzas productivas.
• Contratación de la gerencia de las alianzas.
• Capacitación a las Organizaciones de Productores, OGAs, OGRs, Secretarías de Agricultura, Consejos de Cadena (Talleres, giras, cursos, etc)
• Costos generados por la administración de los recursos a través de sociedades fiduciarias
• Costos generados por la administración de los recursos del Incentivo Modular a través de la fiducia
• Contratación de Asistencia Técnica y capacitación para las alianzas
• Contratación de Asistencia Técnica y capacitación para las Secretarías de Agricultura departamentales y los Consejos de Cadenas Productivas
• Contratación de consultores del Equipo de Implementación del Proyecto
• Contratación del monitoreo de las alianzas.
• Contratación de estudios de impacto y otros
• Capacitación de consultores
• Auditoria
• Interventoría

b). Incentivo Modular comprende:

• Los gastos elegibles definidos en el decreto 321/02: capital de trabajo, asistencia técnica, capacitación, capital fijo, adecuación de tierras, comercialización, acceso a tierra, cobertura de riesgos, gerencia y administración.

c) Costos Operativos. Comprende:

• Adquisición de equipos de cómputo
• Sistema de Monitoreo y Evaluación
• Viáticos y gastos de viajes
• Gastos CIN Y CIRs (desplazamiento, alojamiento, apoyo logístico),
• Talleres, seminarios, encuentros, etc
• Útiles y papelería
• Comunicaciones y transporte
• Otros

Gastos no elegibles

Gastos no financiables con recursos de crédito ni contrapartida:

• Adquisiciones que no correspondan a lo descrito en el Proyecto y a lo establecido en el POA, el plan de adquisiciones y contrataciones elaborado por el EIP o con el plan de inversiones y financiamiento de las Alianzas.
• Bienes adquiridos o consultorías contratadas sin conformidad con las normas del BIRF.
• Pagos posteriores a la fecha del cierre del préstamo.
• Financiación de las actividades incluidas en la lista negativa de la Evaluación Ambiental.

Sistema contable del proyecto

El Proyecto cuenta con un sistema de administración financiera y contable, (Stone) que sirve como herramienta para la preparación de la información, que posteriormente es registrada por el área de contabilidad del MADR al Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Una vez puesta en marcha la versión 2 del SIIF, autorizada para llevar la contabilidad de los proyectos de inversión ejecutados por el nivel central, se evaluará la utilización del sistema Stone.

Esructura contable del proyecto

La estructura Contable del Proyecto se lleva de acuerdo con la Resolución No. 222 de julio 5 de 2006, por la cual se adopta el Régimen de Contabilidad Pública, y define su ámbito de aplicación, el catálogo de cuentas, sus descripciones y dinámicas, y el procedimiento contable que deben aplicar los proyectos de inversión en el registro de sus operaciones, en concordancia con los componentes, categorías y gastos elegibles definidos en los respectivos contratos de crédito.

Catálogo general de cuentas

El Proyecto utilizará el Catálogo de Cuentas 2007 emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público SSIF Nación, con sus respectivos auxiliares, descripciones y dinámicas, y el procedimiento para el registro contable del flujo de recursos, las inversiones y los gastos que se deriven de la ejecución del Proyecto.

Sistema de información financiera

Los registros contables generados del Proyecto son registrados a nivel de terceros en el Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF- Nación, a través de la asignación interna, la cual le permite al Banco Mundial, al MADR, a las Entidades de control y al EIP realizar consultas y generar reportes automáticamente de la información financiera.

En cuanto a la ejecución presupuestal del Proyecto, el área de presupuesto del MADR registra las diferentes transacciones, tanto de apropiación anual de acuerdo con los diferentes contratos vigentes, como las transferencias realizadas la entidad fiduciaria a través del SIIF-Nación.

Sistema Stone

La información presupuestal que se genere en razón de la ejecución de los recursos del Proyecto, cualquiera que sea su origen y aplicación, se administra, procesa y emite a través del Sistema STONE. Lo anterior por que en la actualidad el SIIF- Nación se encuentra en desarrollo la FASE II, y se tiene previsto su puesta en marcha en enero de 2008, esta fase cuya funcionalidad soportará procesos de carácter administrativo y financiero, entre otros los módulos del PAC y Programación Presupuestal a nivel de terceros.

Para el manejo y control presupuestal en el aplicativo STONE, se le proporcionará la información, de conformidad con el siguiente procedimiento:

TRANSACCIONES

A) LEY DE PRESUPUESTO

El proceso lo inicia el responsable de presupuesto del Proyecto así:

• Se registra la apropiación asignada al Proyecto en la Ley de Presupuesto (para cada vigencia), entrando por el módulo de GESTIÓN FINANCIERA - PRESUPUESTO - GASTO - LEY DE PRESUPUESTO -Presupuesto inicial de Gasto, al abrir este programa se diligencian los siguientes campos: Selecciona el documento (vigencia actual o vigencia anterior), se asigna la fecha, se asigna numeración consecutiva, número de resolución, fecha de resolución, rubro, centro de costos, referenciado, valor de la transacción, se aplica el detalle del documento y posteriormente se aplica el documento.
• Si se hace necesario modificar el presupuesto inicial, se ingresa al módulo de GESTIÓN FINANCIERA - PRESUPUESTO - GASTO - LEY DE PRESUPUESTO y se reduce o se adiciona según sea el caso: -Modificación presupuesto inicial de gasto, al abrir este programa se diligencian los siguientes campos: Selecciona el documento, asigna la fecha, un consecutivo, No de resolución, fecha de resolución, (si la tiene) rubro, centro de costos, referenciado, tipo de transacción (Adición o Reducción), valor de la transacción, se aplica el detalle del documento y posteriormente se aplica el documento. Es importante tener en cuenta que siempre se debe registrar tanto la adición como la reducción.
  

B) SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD

Para solicitar un CDP se ingresa por el módulo GESTIÓN FINANCIERA - PRESUPUESTO - GASTO - CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD - Solicitud Certificado de disponibilidad, al abrir este programa se diligencian los siguientes campos: Selecciona el documento, asigna la fecha, se asigna un número consecutivo, ano de la vigencia, descripción (párrafo breve para qué se solicita), dependencia, solicitante y cargo que lo solicita, en el detalle del documento rubro, tercero, centro de costos, referenciado y valor de transacción.

C) CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD

Para expedir un Certificado de disponibilidad CDP, se ingresa por el módulo GESTIÓN FINANCIERA - PRESUPUESTO - GASTO - CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD - Certificado de disponibilidad CDP, al abrir este programa diligencian los siguientes campos: Se selecciona el documento, se le asigna la fecha, un consecutivo, a través del campo "documento base" se selecciona la opción "Solicitud de CDP", y automáticamente carga todos los datos de la solicitud, y se procede a aplicar el documento.

Si se desea anular un CDP se ingresa por el módulo GESTIÓN FINANCIERA - PRESUPUESTO - GASTO - CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD - Anulación Certificado de disponibilidad.

D) SOLICITUD DE CONTRATO

Para efectuar la solicitud de contratación se ingresa por módulo GESTIÓN ADMINISTRATIVA - CONTRATOS - TRANSACCIONES - ETAPA PRECONTRACTUAL - Solicitud Contrato, al abrir este programa se diligencian los siguientes campos: Selecciona el documento (solicitud convenio tripartita incentivo modular, solicitud contratar consultarías, Contratar estudios, honorarios, servicios etc.) se le asigna la fecha, un consecutivo, solicita datos adicionales como dependencia que solicita, el valor, descripción y el CDP, que al seleccionarlo carga automáticamente la información del CDP a la solicitud de contrato a través del campo documento base, se selecciona el documento donde se realizo la solicitud del CDP, y con la lupa se consultan y se selecciona la solicitud de CDP, al cual se le realizara el certificado, el cual carga automáticamente todos los datos de la solicitud, y se procede a aplicar el documento.

E) CONTRATO

Para efectuar el contrato se ingresa por módulo GESTIÓN ADMINISTRATIVA - CONTRATOS - TRANSACCIONES - ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO - Contrato, al abrir este programa se diligencian las siguientes carpetas:

Datos Básicos: Se diligencian los siguientes campos: documento (solicitud convenio tripartita incentivo modular, solicitud contratar consultarías, Contratar estudios, honorarios, servicios etc.) se le asigna la fecha de iniciación del contrato, un consecutivo, fecha de terminación del contrato, documento base (selecciona la solicitud de contrato y automáticamente carga la información).

Datos Adicionales: Se diligencian los siguientes campos: Proveedor (Corresponde el numero de identificación del tercero Nit o cedula de ciudadanía a quien se le adjudicara el contrato, este debe estar inicialmente creado en el modulo de proveedores), detalle del proveedor (corresponde a la sucursal del proveedor o a la actividad que presta el contratista, o en su efecto corresponde al mismo proveedor), encargado (corresponde a la identificación del funcionario encargado del área de contratación), descripción del documento , y campos opcionales si se requieren como descripción auxiliar , numero auxiliar y numero de acta.

Distribución: En esta carpeta se diligencia el centro de costos, el referenciado, tipo de distribución, donde se registra el porcentaje o valor de distribución del total del contrato.

Datos complementarios: En esta carpeta se diligencia la condición comercial (para el proyecto AAP no aplica), descuentos (para el proyecto AAP no aplica) y la forma de pago, que para este caso es la opción "crédito"

Condiciones Comerciales: En esta carpeta se diligencia el detalle de condiciones de pago, tales como numero de cuotas y los días entre cada cuota. Ej. 3 cuotas a 30, 60 90 días.

Certificado de Disponibilidad: En esta carpeta se selecciona el documento y el número que carga automáticamente la información del rubro, centro de costos, referenciado, tercero, valor disponibilidad y valor solicitud.

Una vez diligenciados los campos anteriores, se aplica el detalle del documento y posteriormente se aplica el documento.

F) REGISTRO DEL COMPROMISO PRESUPUESTAL

Para efectuar el registro del compromiso presupuestal, se ingresa por el módulo GESTIÓN FINANCIERA - PRESUPUESTO - TRANSACCIONES - GASTO - Registro del compromiso presupuestal, al abrir este programa se diligencian las siguientes campos: Datos Básicos, Se selecciona el documento, se le asigna la fecha, un consecutivo, a través del campo "documento base" se selecciona la opción "CDP", y automáticamente carga todos los datos de la solicitud y del detalle del documento. Se continúa con el diligenciamiento de la siguiente carpeta que es el contrato, se selecciona el contrato al cual se le realizara el registro presupuestal y carga automáticamente los datos del contrato, y se procede aplicar el documento.

Si se desea anular o liberar un Registro del compromiso presupuestal, se ingresa por el módulo GESTIÓN FINANCIERA - PRESUPUESTO - GASTO - REGISTRO DEL COMPROMISO PRESUPUESTAL - Anulación del registro del compromiso, o Liberación del registro del compromiso.

G) CUENTA POR PAGAR

Para causar la cuenta por pagar, se ingresa por el módulo GESTIÓN FINANCIERA - PROVEEDORES - TRANSACCIONES - Factura de Proveedor, Se selecciona el documento, se le asigna la fecha, un consecutivo, un proveedor, los datos comerciales, la distribución de la cuenta por pagar y el documento base que es el registro presupuestal, al seleccionarlo carga automáticamente los datos propios del contrato.

Para el registro de los valores entregados a las Alianzas se ingresa por GESTIÓN FINANCIERA - PROVEEDORES - TRANSACCIONES - Anticipos a Proveedor: Al ingresar al programa se diligencian los siguientes campos; Se selecciona el documento, se le asigna la fecha, un consecutivo, un proveedor (Nit, de la Alianza), se diligencian los datos comerciales, la distribución de la cuenta por pagar y el documento base que es el registro presupuestal, que en el momento de seleccionarlo carga automáticamente los datos propios del contrato.

Para la legalización de los anticipos de las Alianzas, se ingresa por GESTIÓN FINANCIERA - PROVEEDORES - TRANSACCIONES - Factura Proveedor: Al ingresar al programa se selecciona el documento, se le asigna la fecha, un consecutivo, un proveedor (Nit de la Alianza) y en el detalle del proveedor (Nit de los proveedores de la Alianza), donde se cruzara es este mismo programa los anticipos con las legalizaciones.

H) ORDEN DE PAGO

Para efectuar una orden de pago se ingresa por GESTIÓN FINANCIERA - TESORERÍA - TRANSACCIONES - EGRESOS - Orden de Pago. Al ingresar al programa se selecciona el documento, se le asigna la fecha, y un número consecutivo. A través del icono cargar facturas, se pueden filtra por proveedor, por fecha, por factura o por saldo, si no se elige ninguna opción de las anteriores el programa carga todas las cuentas por pagar y el usuario selecciona la cuenta por pagar a la que se le realizara la orden de pago.

Una vez generada la orden de pago se envía a la entidad cooperante para su respectivo giro, y una vez se reciba esta comunicación de pago con el giro respectivo (cheque), se registra ingresando por GESTIÓN FINANCIERA - TESORERÍA - TRANSACCIONES - EGRESOS - Giro Múltiple, donde básicamente se registra la información correspondiente a la entidad que realizo el giro.

Reportes Financieros

Como parte de la estrategia de apoyo a los sistemas del país[1], el Banco Mundial ha acordado con el gobierno nacional, que a través de la creación de asignaciones internas funcionales en línea en el SIIF, en cada entidad ejecutora, se generen para cada proyecto de inversión, los reportes financieros periódicos[2] en concordancia con las secciones 4.01 y 4.02 de los acuerdos de préstamo y 5.1 y 5.2 de los acuerdos de donación.

Los reportes financieros que se detallan a continuación, son de uso normal en las entidades ejecutoras y deben generarse de acuerdo a los perfiles aprobados al interior de cada entidad. Para tal fin, el personal financiero del EIP, debe contar con el acceso permitido para consulta e impresión de los primeros cuatro informes, el quinto informe se elabora con base en la información generada por los anteriores informes y un último informe correspondiente al avance de ejecución del proyecto. Estos reportes se deben enviar semestralmente al Banco Mundial como lo establece el Contrato de Préstamo.

Los reportes son: (Anexo 20).

A) REPORTE DE INSTRUCTIVOS DE TRASLADO POR PAGO DE FUENTE ESPECÍFICA

Se genera por el período solicitado, para la cuenta especial del proyecto en el Banco de la República y muestra la fecha de traslado, el número del instructivo, el valor en la moneda origen, el número de la orden de pago, el código de la unidad ejecutora, el Nit y el nombre del beneficiario.

B) REPORTE MOVIMIENTOS CUENTA DTN

Complementario al reporte anterior, este reporte muestra los movimientos débitos y créditos para un período determinado, efectuados en la cuenta especial en el Banco de la República, en la moneda origen con la correspondiente conversión a pesos a la tasa representativa del mercado para cada uno de los movimientos. Este reporte también puede ser utilizado para soportar la solicitud de desembolsos, como conciliación de la cuenta especial ya que la información contenida es cargada desde el correspondiente extracto emitido por el Banco de la República.

C) LISTADO DE COMPROMISOS

Detalle de los compromisos vigentes para la vigencia fiscal correspondiente.

D) BALANCE GENERAL A NIVEL DE SUBCUENTA Y BALANCE AGREGADO

Corresponde al balance del proyecto a una fecha determinada clasificado de acuerdo al plan de cuentas de la contabilidad pública.. Una vez cerrada la información del período correspondiente, la entidad ejecutora encargada de realizar la consolidación procederá a generar el Balance agregado de las asignaciones internas creadas en cada entidad.

E) ESTADO DE INVERSIÓN ACUMULADA CONSOLIDADA

Con el objeto de presentar la información acumulada y consolidada del proyecto, es necesario exportar la información generada en SIIF para los aportes de la nación y adicionar, en caso que existan, los ingresos y gastos generados para los proyectos por fuera del presupuesto nacional. El origen de los recursos adicionales, proviene normalmente de aportes municipales o de otros donantes y con el producto de los mismos se realizan pagos elegibles para el proyecto. Tal información, se debe consolidar en este reporte con el fin de mostrar la inversión total acumulada del proyecto.

El estado de inversión acumulada, refleja los recursos recibidos y presupuestados y el uso (inversión) de estos, indicando en las fuentes, el recurso y ente financiador y las inversiones causadas por categoría de gasto. Igualmente, presenta la conciliación de los saldos bancarios al cierre del período analizado.

F) INFORMACIÓN NARRATIVA SOBRE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Resumen de los aspectos técnicos y administrativos relativos a la ejecución del Proyecto.