La instancia superior de orientación del Proyecto será la Comisión Intersectorial Nacional (CIN), a la cual corresponde mantener la orientación conceptual y técnica del Proyecto AAP II. La CIN viene operando desde la Fase I, fue creada mediante Decreto 321 de 2002, y su composición se modificó mediante Decreto 2101 de 2003. (Anexos 4 y 4A).

La ejecución del Proyecto corresponde al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural -MADR, a través de la Dirección de Desarrollo Rural quién se verá apoyada por el Equipo de Implementación del Proyecto. La Dirección del Proyecto estará en cabeza del Director de Desarrollo Rural.

La operatividad regional del Proyecto estará a cargo de las Organizaciones Gestoras Regionales, con el apoyo de las Secretarías Departamentales de Agricultura, de conformidad con la metodología y operación definida en este Manual.

Para efectos operativos, la cobertura del Proyecto se distribuye en 9 regiones así:

1. Córdoba, Sucre, Bolívar y Atlántico
2. Magdalena, Cesar y Guajira
3. Antioquia y Chocó
4. Norte de Santander, Santander y Arauca
5. Quindío, Risaralda y Caldas
6. Boyacá y Cundinamarca
7. Meta, Casanare, Vichada y Guaviare
8. Huila, Tolima, Caquetá y Putumayo
9. Valle del Cauca, Cauca y Narino

El acompanamiento local se hará a través de las Organizaciones Gestoras Acompanantes (OGAs), con presencia activa local, las cuales acompanarán a la alianza en la fase de inversión.

El esquema institucional disenado para el Proyecto AAP II permite la aplicación de una metodología de estructuración y ejecución de Alianzas, consistente en el desarrollo de etapas como la identificación, preparación, implementación, seguimiento de las alianzas y la evaluación de impacto.

Hacen parte de la estructura institucional del Proyecto, la Comisión Intersectorial (CIN), las Comisiones Intersectoriales Regionales (CIRs) el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural (MADR), la Dirección de Desarrollo Rural (DDR), el Equipo de Implementación (EIP), las Secretarías Departamentales de Agricultura (SA), las Organizaciones Gestoras Regionales (OGRs), las Organizaciones Gestoras Acompanantes (OGAs), la entidad administradora de los recursos (Fiduciaria), las Organizaciones de Productores, los Socios Comerciales y el Comité Directivo de cada Alianza.

Comisión Intersectorial Nacional (CIN)

La Comisión Intersectorial Nacional es el máximo órgano orientador y rector del Proyecto. Está integrada por el Ministro o el Viceministro de Agricultura y Desarrollo Rural, quién la preside, por el Director de Desarrollo Rural Sostenible del DNP, el Gerente del Macrosector Agroindustrial de PROEXPORT, el Director de Desarrollo Sectorial Sostenible del Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, el Director del Sistema de Formación para el Trabajo del SENA, el Director del Programa de Proyectos Productivos de la Agencia Presidencial para la Acción Social y la Cooperación Internacional, y el Subgerente de Desarrollo Social Productivo del INCODER, cuando se trate de alianzas que involucran procesos de acceso a tierras. Como invitados especiales, el CIN contará con un Representante del Sector Financiero, uno de las Organizaciones de Productores y uno de los Socios Comerciales. Estos últimos, harán parte de la Comisión con voz pero sin voto, por el término de un ano.

La designación o elección de las personas que actúen a nombre del sector financiero, de las asociaciones representativas de las empresas comercializadoras o agroindustriales y de las organizaciones de pequenos productores, la hará el Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural o su delegado, con base en una terna de candidatos que a su consideración presente el Equipo de Implementación del Proyecto, con base en las experiencias de los candidatos frente a su participación en alianzas productivas. La Secretaría Técnica de la CIN será ejercida por el Gerente del Equipo de Implementación del Proyecto, quien asistirá con voz pero sin voto.

La Comisión sesionará en forma ordinaria como mínimo una vez cada seis (6) meses, por convocatoria del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, y extraordinaria cuando la convoque alguno de los representantes del Gobierno Nacional que participen en ella. Las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mitad más uno de sus integrantes, y sus decisiones y orientaciones figurarán en las actas que se levanten en cada sesión.

La Comisión Intersectorial Nacional cumplirá las siguientes funciones:

• Establecer las directrices y criterios para desarrollar el Proyecto, entre otros aspectos, en relación con los productos agropecuarios y los Departamentos del país que el Proyecto atenderá.
• Aprobar los planes operativos anuales (POA), así como los informes anuales de ejecución de metas sociales, presupuestales y financieras.
• Programar y velar por la asignación presupuestal de recursos del crédito externo y de contrapartida para el Proyecto en cada vigencia.
• Proveer orientación estratégica y tomar medidas correctivas sobre la marcha del Proyecto, de acuerdo con la revisión y discusión de los informes de avance, de evaluación de impacto y de auditoría, entre otros.
• Aprobar el Manual Operativo del Proyecto y las modificaciones que se requieran al mismo.
• Designar al Gerente del Equipo de Implementación del Proyecto, seleccionado mediante proceso competitivo.
• Proponer la adecuación del marco de estímulos e incentivos públicos y privados para alentar la participación de los actores.
• Delegar en las Comisiones Intersectoriales Regionales la definición del cronograma de las convocatorias de perfiles de alianza, la aprobación de los perfiles que inicien la etapa de preinversión y la aprobación de la asignación de recursos del IM a cada alianza viable.
• Establecer su propio reglamento.

Comisiones Intersectoriales Regionales (CIRS)

Para la desconcentración de las decisiones del Proyecto AAP Fase II, se conforman Comisiones Intersectoriales Regionales con cobertura de 2 a 4 Departamentos, para un total de máximo 10 CIRs en total. Las Comisiones Intersectoriales Regionales ejercerán funciones delegadas por la CIN, y estarán conformadas por un delegado del Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural, quien las presidirá, un representante del SENA a nivel regional, un representante de las Corporaciones Autónomas Regionales, un representante de PROEXPORT a nivel regional, y un representante del INCODER a nivel regional. Los Secretarios de Agricultura Departamentales, un representante del sector financiero, uno de los Consejos de Cadena, uno de las Organizaciones de Productores y uno de los Socios Comerciales que participan en alianzas productivas en la Región, serán invitados permanentes. Estos últimos, harán parte de la Comisión con voz pero sin voto.

La designación o elección de las personas que actúen a nombre del sector financiero, de las asociaciones representativas de las empresas comercializadoras o agroindustriales y de las organizaciones de pequenos productores, la hará el Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural o su delegado, con base en una terna de candidatos que a su consideración presente la Organización Gestora Regional, con base en las experiencias de los candidatos frente a su participación en alianzas productivas. Su participación en las CIRs será por el término de un ano. La Secretaría Técnica será ejercida por el Coordinador del la Organización Gestora Regional quien asistirá con voz pero sin voto.

Las Comisiones Intersectoriales Regionales sesionarán en forma ordinaria como mínimo dos veces en el ano por convocatoria del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural o de la OGR, y extraordinaria cuando la convoque alguno de los representantes regionales de las entidades públicas del orden nacional que la conforman. Las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mitad más uno de sus integrantes, y sus decisiones y orientaciones figurarán en las actas que levanten en cada sesión la Secretaría Técnica de cada CIR.

Con base en las orientaciones de política de la CIN, las Comisiones Intersectoriales Regionales cumplirán las siguientes funciones:

• Aprobar los perfiles de alianza para realizar la preinversión-
• Aprobar la asignación de los recursos del IM a las alianzas viables de la Región.

Dirección de Desarrollo Rural del MADR

Es la Dirección dentro del MADR responsable de la ejecución del Proyecto. Está conformada por un Director, una secretaria y 16 funcionarios repartidos en 4 grupos internos de trabajo. Estos grupos son:

• Grupo de promoción del desarrollo humano y social.
• Grupo de infraestructura y servicios sociales básicos.
• Grupo de desarrollo territorial y planificación regional.
• Grupo de desarrollo productivo y empresarial.

El Director de Desarrollo Rural definirá el grupo de funcionarios de la DDR que apoyará al Equipo de Implementación de Proyecto y que gradualmente se hará cargo de la ejecución del Proyecto asumiendo las funciones del EIP, con el apoyo de algunos consultores externos, si fuera necesario. Se espera que antes de marzo de 2010 la DDR asuma cabalmente la ejecución del Proyecto quedando esta tarea totalmente integrada a esta Dirección.

Equipo de Implementación del Proyecto (EIP)

Es la instancia técnica que se hará cargo de la coordinación de la ejecución del Proyecto y debe funcionar durante todo el periodo de ejecución del mismo. Mientras sus funciones son asumidas por la Dirección de Desarrollo Rural, se apoyará en un grupo de consultores. Dependerá del Director de la DDR a quién asesorará en todas las gestiones y decisiones que se tengan que tomar con respecto a la implementación del Proyecto.

Bajo la orientación de un Gerente, el Equipo de Implementación se organiza en dos áreas: técnica y administrativa. El área técnica estará compuesta inicialmente por un experto ambiental, uno social, uno de agronegocios, un económico-financiero y un experto en monitoreo. El área administrativa estará compuesta por un coordinador administrativo, un especialista en adquisiciones y un contador. El Equipo de Implementación del Proyecto contará con los servicios de una secretaria y de un asistente de oficina. En la medida que las funciones se descentralicen a las OGRs y que la DDR asuma las diferentes tareas de coordinación de la ejecución del Proyecto, a satisfacción del MADR y del Banco Mundial, la contratación de consultores disminuirá.

Las funciones y responsabilidades del EIP son las siguientes

• Planear y coordinar todas las actividades relativas a la ejecución del Proyecto bajo las orientaciones de la Comisión Intersectorial Nacional del Proyecto, y los procedimientos establecidos en este Manual.
• Elaborar el Plan Operativo Anual y asegurar su ejecución una vez aprobado por la CIN.
• Formular y desarrollar el Plan de Adquisiciones y Contrataciones.
• Elaborar y actualizar el Manual Operativo y tramitar ante la CIN su aprobación y eventuales modificaciones.
• Elaborar reportes semestrales de gestión tomando como referencia el seguimiento del POA y los informes de las instancias que realicen el monitoreo a las alianzas productivas.
• Supervisar la ejecución del crédito y de los aportes nacionales que financian el Proyecto.
• Poner en marcha una campana de divulgación y capacitación a nivel nacional y regional sobre el Proyecto.
• Realizar el monitoreo y el seguimiento de los distintos componentes del Proyecto.
• Coordinar la contratación y supervisar la evaluación externa de impacto intermedio y final del Proyecto.
• Orientar y realizar la inducción del Proyecto a las OGRs y OGAs, instituciones, empresarios y Organizaciones de Productores.
• Realizar, al menos durante el primer ano del Proyecto y mientras la OGR de cada región adquiere las habilidades necesarias, la capacitación a los consultores encargados de la preinversión.
• Coordinar la capacitación y asistencia técnica a las OGRs, a las OGAs y a las OPs.
• De acuerdo con el presupuesto anual y el número de departamentos priorizados por la CIN, definir el cupo máximo de perfiles de alianza que cada Departamento pueda presentar para ser evaluados por las OGRs.
• Realizar el seguimiento al proceso de identificación, formulación, e implementación de las alianzas.
• Supervisar que las inversiones propuestas para ser financiadas con cargo al Incentivo Modular de cada alianza, cumplan con lo definido en este Manual.
• Realizar la visita a la alianza cuando se tramite el tercer desembolso del Incentivo Modular.
• Revisar por muestreo y a posteriori los estudios de preinversión de las alianzas aprobadas para verificar la calidad de los mismos.
• Supervisar los contratos con la fiduciaria y los contratos derivados de éstos.
• Ordenar a la Fiduciaria la suscripción de los contratos de fiducia mercantil de las alianzas aprobadas y los contratos de consultoría.
• Comunicar a la Fiduciaria los acuerdos para los pagos y la liquidación de los contratos que suscriba.
• Evaluar la gestión de las OGRs y de las OGAs, con base en las responsabilidades definidas en este Manual.
• Desarrollar y orientar a las OGRs sobre los procesos de contratación del Proyecto.
• Aportar la información requerida por la entidad auditora y facilitar el desarrollo del proceso de auditoría.
• Presentar informes de gestión, presupuestales, financieros y contables con destino a la CIN, al Banco Mundial y a los entes de control.

Los procesos de selección y contratación de los consultores que hagan parte del EIP se realizarán con base en los procedimientos definidos en el Plan de Adquisiciones aprobado por el Banco Mundial. Los términos de referencia y la contratación definitiva deberán contar con la no objeción del Banco, y la contratación de los consultores debe incluir un período de prueba inicial de tres meses.

Secretarías de Agricultura Deparamentales (SAS).

Las Secretarías de Agricultura de los Departamentos son los órganos públicos regionales con los que el Proyecto establece los canales de coordinación, comunicación y de apoyo para la ejecución del Proyecto a nivel departamental. Deben propender porque las Administraciones Departamentales cofinancien de manera representativa la inversión de las alianzas y son las responsables de realizar la gestión para que estos recursos de cofinanciación fluyan oportunamente. Además acompanan la ejecución de las alianzas a través de su participación en los Comités Directivos de cada una.

Específicamente, las responsabilidades de las Secretarías de Agricultura Departamentales son:

• Divulgar el Proyecto dentro de su Departamento.
• Organizar las reuniones de información de apertura de convocatorias de perfiles de alianza.
• Asesorar a los interesados en la presentación de los perfiles de alianza para ser presentados a la convocatoria.
• Recibir mediante acta todas las propuestas de perfiles de alianza que se presenten en su Departamento dentro de las fechas establecidas en las convocatorias.
• Revisar el cumplimiento de los criterios de elegibilidad de los perfiles que recibe.
• De acuerdo con el cupo departamental establecido por el EIP, preseleccionar las propuestas de perfiles de alianza que cumplan con los criterios de elegibilidad siguiendo los procedimientos y criterios establecidos en este Manual.
• Presentar los perfiles preseleccionados a la OGR.
• Invitar a consultores de su Departamento a inscribirse en el registro de inscripción de consultores para la estructuración de alianzas (preinversión).
• Invitar a organismos que puedan ejercer las funciones de OGAs de su Departamento para que se inscriban en el registro de OGAs para el acompanamiento de las alianzas.
• Gestionar recursos de cofinanciación del Departamento y otras fuentes.
• Acompanar el proceso de ejecución del plan de inversiones de las alianzas en el seno de los Comités Directivos de las mismas.

Organizaciones Gestoras Regionales (OGRS)

Las OGRs son los organismos que implementan el Proyecto a nivel regional. Debe haber una OGR por región. Participan en todas las etapas del ciclo de las alianzas y representan el Proyecto a nivel regional.

Las OGRs podrán ser personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que serán seleccionadas mediante un proceso competitivo de acuerdo con los procedimientos establecidos en este Manual bajo el método de selección por calidad y costo. Dichas entidades deben contar con conocimiento sobre la realidad económica y social de la región de influencia, deben tener presencia en la región y experiencia en formulación, gestión y evaluación de proyectos productivos agropecuarios. Adicionalmente, se requiere que posean capacidad administrativa y técnica para realizar labores de seguimiento e interventoría y tengan infraestructura logística para su funcionamiento en la región donde trabajen. Las OGRs no podrán participar en la elaboración de los perfiles de alianza, ni presentar directamente los perfiles a las convocatorias que se realicen en desarrollo del Proyecto.

Selección de OGRs

De manera competitiva, el MADR con el apoyo del EIP seleccionará y contratará una OGR por Región. Una OGR podrá atender máximo a dos regiones. Cada ano el MADR-EIP evaluará los resultados y el desempeno de las OGRs, de acuerdo con las responsabilidades y funciones definidas en su contrato y podrá renovar su contratación cuando los resultados sean satisfactorios. En caso contrario procederá a seleccionar y contratar a una nueva OGR. Cada OGR deberá mantener un equipo mínimo de profesionales con dedicación de tiempo completo para el Proyecto, conformado al menos por un experto técnico ambiental, un experto socio-empresarial, un experto financiero y de mercados y un asistente administrativo. Dentro de este equipo, la OGR designará a un experto que haga las veces de coordinador general y otro de coordinador de monitoreo.

Responsabilidades de las OGRs

Difusión del Proyecto:

• Facilitar el flujo de información entre las Organizaciones de Productores y los Socios Comerciales, que permita a los proponentes presentar perfiles de alianza en las convocatorias regionales.
• Mantener un listado de las Organizaciones de Productores y de los Socios Comerciales que puedan articularse a las convocatorias del Proyecto.
• Contactar a todos los actores interesados, particularmente a los comercializadores y empresarios de su región para animarlos a participar en las convocatorias.
• Promover y participar las reuniones de promoción de Proyecto y de difusión de convocatorias de perfiles de alianzas.
• Capacitar a los funcionarios de las Secretarías de Agricultura para que orienten a los interesados en la formulación de perfiles de alianza.
• Alimentar la página WEB del Proyecto con información relativa a su región: renglones productivos demandados, resultados de las convocatorias de perfiles, registro de OGAs y Consultores de Preinversión, estudios de preinversión más representativos, matrices de calificación de las alianzas, etc.

Convocatoria de perfiles:

• Informar a los proponentes sobre la metodología para la elaboración de perfiles de alianza.
• Recibir los perfiles de alianza preseleccionados por las Secretarías de Agricultura de los Departamentos de su Región de influencia.
• Verificar el cumplimiento de los criterios de elegibilidad de los perfiles seleccionados.
• Evaluar y calificar, de acuerdo con los procedimientos establecidos en este Manual, los perfiles de alianza que cumplan con los criterios de elegibilidad.
• Enviar al EIP el resultado de la evaluación y calificación de los perfiles para la revisión del cumplimento de los procedimientos de la evaluación.
• Presentar y sustentar ante la Comisión Intersectorial de su Región la calificación de sus perfiles y recomendar la aprobación de los mejores perfiles calificados para que inicien la etapa de preinversión.
• Apoyar a las Secretarías de Agricultura en la divulgación de los resultados de las convocatorias de perfiles.

Formulación de alianzas:

• Divulgar y promover la inscripción de OGAs y consultores en preinversión para la elaboración de los Registros Regionales respectivos.
• Evaluar las propuestas de inscripción a los Registros por parte de OGAs y consultores en preinversión para verificar que cumplen con los requisitos establecidos en este Manual, y registrarlos en el Registro respectivo.
• Ofrecer a los proponentes de los perfiles de alianza aprobados la información de todas las OGAs y consultores inscritos en los Registros correspondientes.
• Capacitar a los consultores y a las OGAs inscritos en los Registros correspondientes, en los procedimientos de elaboración de estudios de preinversión y de acompanamiento a las alianzas en ejecución, respectivamente.
• Realizar la revisión, el seguimiento y la interventoría de los contratos que suscriba la Fiduciaria con las OGAs y con los consultores seleccionados por los proponentes de los perfiles de alianza.
• Aprobar los pagos parciales y finales de las OGAs y de los consultores, de acuerdo con los términos de los contratos respectivos.
• Solicitar a la Fiduciaria la liquidación de los contratos de las OGAs y de los consultores una vez los servicios hayan sido recibidos a satisfacción de la OGR y los pagos se hayan hecho, o cuando los contratos deban ser suspendidos o liquidados anticipadamente.
• Enviar los estudios definitivos de preinversión al EIP para su archivo y para su revisión por muestreo para verificar la calidad de los mismos.
• Presentar y sustentar ante la CIR los resultados de los estudios de preinversión recomendando la viabilidad o inviabilidad de la alianza de acuerdo con las conclusiones de los estudios.
• Ejercer las funciones de Secretaría Técnica de la CIR.
• Comunicar al EIP las decisiones de la CIR.
• Elaborar los convenios de alianza de las alianzas aprobadas por la CIR y tramitar su suscripción y legalización.
• Aprobar los reglamentos de los Fondos Rotatorios de las alianzas aprobadas.
• Comunicar al EIP que los convenios están perfeccionados y los requisitos cumplidos, con sus respectivos soportes, para que el EIP ordene a la Fiduciaria realizar los primeros desembolsos.

Implementación de Alianzas:

• Realizar el monitoreo de las alianzas en ejecución en su Región, de acuerdo con los procedimientos establecidos en este Manual.
• Presentar los informes de monitoreo al EIP y al Comité Directivo de la Alianza.
• Recibir y aprobar, de manera sustentada por parte del Comité Directivo de la Alianza, las solicitudes de modificación de la distribución del Incentivo Modular aprobado para las alianzas en ejecución, y comunicar estas modificaciones a la Fiduciaria y al EIP.
• Recibir y aprobar, de manera sustentada, las solicitudes de segundos y terceros desembolsos que cumplan con los requisitos establecidos por los Convenios de Alianza y este Manual.
• Enviar la aprobación de segundos y terceros desembolsos, con sus soportes respectivos al EIP para que éste ordene a la Fiduciaria realizar estos desembolsos.
• Resolver las inquietudes y atender las alertas que le presenten los Comités Directivos de las Alianzas y/o las OGAs frente al cabal cumplimiento de las actividades y metas propuestas.
• antener y entregar todos los soportes técnicos al EIP que le permitan solicitar los reembolsos de gastos elegibles al Banco Mundial, responder los requerimientos de las entidades de control y mantener la información técnica financiera y contable al día.
• Facilitar la labor de revisión de sus actividades, en cualquier momento, a los organismos de control, a la auditoría, al Banco Mundial y al MADR.
  

Consultores en Pre-Inversión

Con el fin de agilizar la elaboración de los estudios de preinversión de las alianzas, garantizar su calidad y asegurar una mayor participación y compromiso de los miembros de la alianza con su contenido, los estudios de preinversión serán elaborados por un grupo de consultores seleccionados por los proponentes del Registro respectivo en cada Región.

Los consultores serán personas naturales o jurídicas con experiencia en la formulación de proyectos productivos agropecuarios y elaboración de estudios de factibilidad. La OGR abrirá y mantendrá un Registro de Consultores en su Región. Para pertenecer al Registro de Consultores es necesario haber asistido a la capacitación específica sobre preinversión que ofrece el Proyecto y demostrar la apropiación de los conocimientos sobre la elaboración de los estudios de preinversión. Esta capacitación será inicialmente impartida por el EIP y posteriormente por la OGR, una vez que ésta haya adquirido los conocimientos y habilidades necesarios. La capacitación se centrará alrededor de los términos de referencia de la preinversión de alianzas productivas.

Los proponentes de la alianza escogerán el consultor de preinversión del Registro de Consultores y realizarán el seguimiento de su trabajo. Las tarifas de los consultores serán homogéneas para todo el país e iguales para todas las alianzas. Un consultor no podrá participar en más de 2 estudios de preinversión a la vez.

Organizaciones Gestoras Acompanantes (OGAS)

Las OGAs son los organismos encargados de prestar el acompanamiento, asesoría y transferencia del conocimiento a las Organizaciones de Productores para que gerencien y ejecuten sus alianzas productivas. Pueden ser personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, que hagan parte del Registro Regional de OGAs. Dichas entidades deben contar con conocimiento sobre la realidad económica y social de la zona específica de influencia, deben tener presencia en la zona y experiencia en la implementación y acompanamiento de proyectos productivos agropecuarios. Adicionalmente, se requiere que posean experiencia en el trabajo con pequenos productores agropecuarios y tengan la capacidad y experiencia para aplicar y transferirles conocimientos empresariales (administrativos, contables, comerciales). Deben poseer una infraestructura logística para su funcionamiento en la zona específica donde trabajen. La OGA debe ser aceptada por los miembros de la alianza y debe tener aceptación en la zona,

Registros y contratación de OGAs

Cada OGR realizará un proceso de divulgación y promoción para que las OGAs interesadas en acompanar las alianzas de la Región presenten su solicitud de registro ante la OGR. La OGR verificará el cumplimento de los criterios de elegibilidad por parte de las OGAs para formar parte del Registro y para prestar sus servicios a las alianzas, y las caracterizará de acuerdo con la zona específica de influencia y su perfil profesional, identificando las áreas temáticas en las que presenta mayor fortaleza. Con esta información conformará el Registro de OGAs. En promedio, cada Registro Regional de OGAs estará conformado por 10 OGAs.

Ninguna OGA podrá acompanar a más de 5 alianzas a la vez. Ninguna OGA podrá acompanar a una alianza en etapa de ejecución si ejerció las funciones de consultor en preinversión de la misma alianza. Cada OGA deberá contar al menos con un coordinador y un asistente administrativo.

Durante la fase final de la preinversión, los proponentes, bajo la orientación de la OGR, seleccionarán la Organización Gestora Acompanante que pertenezca al Registro y que responda mejor a las características y necesidades de la alianza. Una alianza podrá ser acompanada por diferentes OGAs de acuerdo a las necesidades específicas en su proceso de implementación. Una vez que la CIR apruebe la alianza para iniciar su ejecución, la OGA seleccionada será contratada por la Fiduciaria. Se busca que las tarifas para la contratación de las OGAs sigan parámetros homogéneos por región, que respondan a criterios objetivos, pero su valor final dependerá de las características de cada alianza y de la calidad del servicio prestado.

Las OGRs evaluarán el desempeno de las OGAs y harán la interventoría de sus contratos. El Comité Directivo de la Alianza podrá solicitar la cancelación del contrato de la OGA, si considera que su labor no responde a las expectativas frente a las tareas acordadas. La OGR deberá recomendar al EIP la decisión definitiva frente a estas cancelaciones.

Responsabilidades de las OGAs.

• Validar el Plan Operativo de la Alianza elaborado en desarrollo de los estudios de preinversión.
• Seleccionar al Gerente de la alianza entre los candidatos que presente la Organización de Productores, preferiblemente que pertenezca a la Organización, con el aval del Comité Directivo de la Alianza.
• Orientar al Gerente de la alianza en las tareas administrativas y empresariales propias de la alianza y realizar el seguimiento de los procesos de capacitación que éste reciba.
• Evaluar el desempeno del Gerente.
• Acompanar al Gerente y a la Organización de Productores en las negociaciones, estructuración y firma de los contratos y/o convenios de comercialización con el Socio Comercial.
• Gestionar la vinculación de uno o más socios comerciales cuando el volumen de producción o las condiciones del mercado no permitan que se cumplan los acuerdos inicialmente pactados con el Socio Comercial original.
• Coordinar la implementación de los planes técnico-productivo, social y ambiental propuestos en los estudios de preinversión. Si estos planes son desarrollados por la OGA, estos tendrán sus presupuestos definidos y serán adicionales a los costos de administración de la OGA.
• Acompanar y orientar a la Organización de Productores en las instancias orgánicas propias y en los procesos internos de decisión.
• Coordinar la prestación adecuada de la asistencia técnica a los pequenos productores de la alianza.
• Avalar las solicitudes a la Fiduciaria de los pagos y contrataciones con cargo a los recursos de inversión de la alianza.
• Presentar a la OGR informes periódicos sobre el avance en las actividades y metas en los formatos establecidos por el monitoreo para este fin, con base en el Plan Operativo de la alianza, y facilitar la logística de la OGR en su actividad de monitoreo.
• Gestionar el cumplimiento de la entrega de los aportes de los cofinanciadores de la alianza.
• Citar al Comité Directivo de la Alianza y ejercer su Secretaría Técnica.
• Recopilar los documentos necesarios para la autorización de los desembolsos del Incentivo Modular.
• Resolver las diferencias y posibles conflictos entre los miembros de la alianza o entre los miembros de la Organización de Productores.
  

Fiduaciaria

Es la entidad que se encarga de la administración de los recursos del Proyecto provenientes del presupuesto del MADR. Para el caso de la inversión de las alianzas, administra también los recursos que los demás cofinanciadores consignen en los patrimonios autónomos de cada alianza. La Fiduciaria se seleccionará al inicio del Proyecto, mediante un proceso competitivo siguiendo los procedimientos de selección definidos en el Plan de Adquisiciones del Proyecto. Para este caso el procedimiento es la licitación pública nacional. . Se establecen contratos anuales que se podrán prorrogar y adicionar cada ano si el EIP considera que el desempeno de la Fiduciaria es satisfactorio.

El MADR suscribe un contrato de encargo fiduciario con la Fiduciaria mediante el cual transfiere todos los recursos del Proyecto de cada vigencia presupuestal. Para cada alianza productiva aprobada por las CIRs, la Fiduciaria suscribe un contrato de fiducia mercantil y constituye un patrimonio autónomo a nombre de la Organización de Productores beneficiaria del IM. Cuando los procedimientos de legalización y requisitos de desembolsos estén cumplidos, recibirá instrucciones para transferir los recursos del encargo fiduciario al patrimonio autónomo.

El EIP autorizará el primer desembolso y la OGR autorizará los segundos y terceros desembolsos,. Para el pago de las facturas y la suscripción de los contratos con cargo a los recursos del patrimonio autónomo la Fiduciaria deberá verificar y certificar que se utilizaron los procedimientos establecidos en este Manual para la selección de proveedores de bienes y servicios y deberá realizar un estricto control de gastos al Plan de Inversiones de la Alianza aprobado, por rubro presupuestal y por desembolso. Para la contratación de consultores y pago de los costos operativos del Proyecto, la Fiduciaria deberá seguir estrictamente las instrucciones impartidas por el EIP.

La Fiduciaria se compromete a enviar periódicamente al EIP, a las OGRs y a las Organizaciones de Productores el estado de sus cuentas o contratos y los movimientos detallados del encargo fiduciario y de los patrimonios autónomos. Además, se compromete a enviar los informes que el EIP le solicite y a atender los requerimientos de información de las entidades de control y del Banco Mundial.

Organización de Productores

La Organización de Productores es la organización que conforma, junto con su Socio Comercial, la alianza productiva. Es una persona jurídica legalmente constituida, conformada por productores agropecuarios. Es la beneficiaria del Incentivo Modular que el Proyecto aporta como cofinanciación a las alianzas productivas a nombre de los pequenos productores agropecuarios elegibles para participar en la alianza y recibir los beneficios directos del Incentivo Modular. Debe participar activamente en la formulación del perfil de alianza, en la estructuración de la alianza y es la responsable de su implementación. Una vez aprobada la alianza, suscribe el Convenio de Alianza, los acuerdos de comercialización y el contrato de fiducia mercantil. Debe además conformar y administrar el fondo rotatorio de la alianza.

Responsabilidades específicas de la Organización de Productores:

• Participar activamente en la formulación del perfil de la alianza.
• En conjunto con el Socio Comercial seleccionar del Registro Regional de Consultores en Preinversión al/los encargado/s de realizar los estudios; realizar el seguimiento, y apropiarse de los resultados de los estudios de preinversión que se elaboren para definir la viabilidad de la alianza.
• Implementar la alianza productiva de acuerdo con los lineamientos de los estudios de preinversión y dando cumplimiento a los objetivos y metas propuestos.
• Suscribir el Convenio de Alianza con su Socio Comercial, el MADR y los demás aportantes.
• Suscribir el Contrato de Fiducia Mercantil con la Fiduciaria y la póliza de cumplimiento correspondiente.
• Presentar una terna de candidatos para la Gerencia de la alianza a la OGA y al Comité Directivo de la Alianza.
• Aplicar en los procesos de adquisición y contratación de bienes y servicios de la alianza las normas de contratación senalados en este Manual.
• Destinar los recursos entregados por el Estado a actividades lícitas, propias del Proyecto y de la alianza en particular.
• Permitir y facilitar que el MADR, las OGRs y las OGAs realicen y ejecuten sus funciones respectivas y proveerles la información que consideren necesaria sobre el desarrollo de la alianza.
• Perfeccionar las operaciones de crédito y/o cofinanciación complementaria, constituir garantías, suscribir los títulos de deuda, suscribir convenios y adelantar cualquier trámite requerido por los cofinanciadores.
• Acreditar la venta futura de la producción mediante la suscripción de Acuerdos de Comercialización con sus Socios Comerciales.
• Coordinar sus actividades con la Organización Gestora Acompanante.
• Definir, firmar y cumplir con el reglamento interno del Fondo Rotatorio de la alianza.
• Recuperar y reinvertir el equivalente al ciento por ciento (100%) de los recursos del IM a través del Fondo Rotatorio de la alianza.
• Adelantar las acciones pertinentes para que todos los beneficiarios del IM, presentes y futuros, cumplan con los requisitos establecidos en este Manual Operativo.
• Cumplir con las obligaciones establecidas en el Convenio de Alianza.
• Cumplir con las obligaciones establecidas en el Contrato de Fiducia Mercantil.
• Recibir y aplicar las capacitaciones que el Proyecto ofrezca para su fortalecimiento, entre otros, con respecto al fortalecimiento de la gestión empresarial que permita crear capacidad financiera y administrativa de la Organización de Productores, liderada por el Gerente de la alianza y apoyado por la OGA.
• Participar activamente en la implementación de los planes de manejo ambiental y social disenados para la alianza.
  

Socio Comercial

El Socio Comercial es el que conforma, junto con la Organización de Productores, la alianza productiva. Es una persona jurídica o natural que tenga como objeto el consumo, la comercialización y/o la transformación de productos agropecuarios.

Responsabilidades del Socio Comercial:

• Participar activamente en la formulación del perfil de alianza.
• Suscribir una carta de compromiso que se anexa al perfil de la alianza, donde se manifiesta su interés de participación dentro de la misma y se define su participación y su aporte.
• En conjunto con la Organización de Productores, seleccionar del Registro Regional de Consultores, el consultor o consultores para realizar los estudios de preinversióin, realizar el seguimiento de la elaboración de los estudios y de la estructuración de la alianza.
• Participar de acuerdo con sus posibilidades, en la cofinanciación de la inversión, en efectivo o bienes y servicios, de la alianza productiva.
• Apoyar la gestión para lograr aportes de cofinanciación provenientes de crédito bancario o de otras entidades públicas o privadas.
• Suscribir el Convenio de Alianza con la Organización de Productores, el MADR y los demás aportantes.
• Asegurar la comercialización del producto resultado de la alianza mediante la suscripción de Acuerdos de Comercialización con la Organización de Productores.
• Transferir conocimiento y buenas prácticas a la Organización de Productores, que le permita a ésta producir y entregar el producto de acuerdo con sus requerimientos de calidad, volumen y oportunidad.
• Participar activamente en las decisiones técnicas, operativas, empresariales y administrativas de la alianza a través del Comité Directivo de la Alianza.

Gerente de la Alianza

El Gerente de la alianza productiva es la persona natural responsable por el cabal desarrollo del plan operativo de la misma. Su financiación con recursos del Incentivo Modular hace parte de la estrategia de empresarización y sostenibilidad de las alianzas. La OGA y el Comité Directivo de la Alianza seleccionan al Gerente de la misma, buscando preferiblemente que haga parte de la Organización de Productores, de acuerdo con una comparación de hojas de vida de al menos tres candidatos. Se busca que el Gerente tenga características de liderazgo ante la Organización de Productores, que tenga un nivel educativo mínimo de secundaria completa, tenga habilidades de comunicación y tenga buenas relaciones interpersonales. Este Gerente recibirá capacitación y acompanamiento para poder desarrollar sus funciones y será pagado con cargo al Incentivo Modular, con unas tarifas preestablecidas y con referencia al salario mínimo mensual vigente, hasta por tres anos, pero, a partir del segundo ano de ejecución de la alianza productiva, la Organización de Productores deberá cofinanciar este costo.

Responsabilidades del Gerente de la alianza:

• Adelantar las actividades que permitan la ejecución del Plan Operativo de la alianza con la asesoría y el acompanamiento de la OGA.
• Transmitir la información de la alianza y de su desarrollo a los miembros de la Junta Directiva de su Organización y a los demás miembros afiliados a la misma.
• Recibir y aplicar en su gestión diaria (con el apoyo de la OGA) la capacitación que reciba en las áreas administrativas, gerenciales y técnicas.
• Tramitar operativamente ante la Fiduciaria, las cuentas por pagar programadas por la OGA y aprobadas por el Comité Directivo de la Alianza.
• Realizar el seguimiento de los pagos.
• Recopilar la documentación necesaria para la legalización de las cuentas.
• Realizar el seguimiento al cumplimiento de las obligaciones de los proveedores de bienes y servicios a la alianza.
• Realizar el seguimiento a la logística para el recibo y entrega de insumos y productos.
• Dar las alertas a la OGA y al Comité Directivo de la Alianza cuando detecte cualquier problema o anomalía.
• Apoyar a la Junta Directiva de la Organización de Productores en su gestión para garantizar que los productores cumplan los compromisos establecidos en el Convenio de Alianza (entre otros, aplicar el paquete tecnológico, proveer el producto en los volúmenes y calidades pactadas con el Socio Comercial) y con el reglamento del Fondo Rotatorio de la alianza.

La OGA y el Comité Directivo de la Alianza evaluarán el desempeno del Gerente y podrán removerlo cuando los resultados no sean satisfactorios. En esos casos realizarán un nuevo proceso de selección.

Comité Directivo de la Alianza

El Comité Directivo de la Alianza es el órgano de dirección de la alianza productiva y está conformado por la Organización de Productores, el Socio Comercial y todas las demás entidades aportantes a la alianza. La Secretaría de Agricultura del Departamento será invitada permanente a las reuniones del Comité Directivo de la ALianza. La OGA ejercerá la Secretaría Técnica (mientras el Gerente de la alianza asume esa tarea) y no tendrá voto en las decisiones del Comité Directivo. El Comité Directivo de la Alianza se conformará cuando el perfil de la alianza sea aprobado y realizará el seguimiento a la elaboración de los estudios de preinversión y a la estructuración de la alianza. Será el escenario primario de las decisiones de estructuración y operación de la alianza. (Anexo 12)

Responsabilidades del Comité Directivo de la Alianza:

• Participar activamente en la estructuración de la alianza.
• Realizar el seguimiento a los consultores que desarrollen los estudios de preinversión.
• Participar activamente en la validación del Plan Operativo de la Alianza definido en los estudios de preinversión.
• Realizar el seguimiento detallado de la implementación del Plan Operativo de la alianza.
• Analizar los informes de monitoreo de la alianza que periódicamente elabora la OGR y utilizar su información para la toma de decisiones de la alianza.
• Analizar y proponer los correctivos necesarios cuando se presenten dificultades en la implementación de la alianza.
• Actuar bajo los principios de austeridad, economías de escala, por volúmenes o aglomeración geográfica, selección rigurosa de proveedores, senalamiento de prioridades de inversión, respetando el Plan de Inversiones de la alianza.
• Decidir sobre las diferentes cotizaciones o alternativas de proveedores de bienes o servicios a contratar y/o pagar con los recursos de inversión de la alianza.
• Proponer las modificaciones al Plan Operativo de la alianza que se requieran así como los cambios o traslados presupuestales del Plan de Inversiones derivados de estas modificaciones.
• Orientar toda la operación de la alianza, velar por el cumplimiento de los acuerdos suscritos en el Convenio de Alianza, incluidos los compromisos de cofinanciación.
• Velar por el cumplimiento de reglamento del Fondo Rotatorio de la alianza.
• Aprobar los estados financieros de la alianza.
• Apoyar la solución de conflictos entre los miembros de la Alianza y de ésta con otros agentes externos a ella que puedan comprometer la obtención de sus metas.
• Evaluar la gestión de la OGA y del Gerente de la Alianza con relación al cumplimiento de las metas de la alianza, en participar al cumplimiento de la implementación del Plan Operativo de la Alianza.
• Desarrollar y aprobar su propio reglamento.

El Comité Directivo de la Alianza se reunirá mínimo una vez al mes y sus reuniones y decisiones se registrarán mediante actas elaboradas por la Secretaría Técnica.