El Monitoreo es un instrumento disenado para realizar el seguimiento del proceso de implementación del Proyecto y generar información oportuna y estandarizada sobre su marcha en el marco de los lineamientos e indicadores de monitoreo disenados durante la formulación del Proyecto.

Operativamente el Monitoreo se establece con un enfoque sistémico y de proceso continuo y permanente, derivado en dos niveles así:

Nivel primario de seguimiento directo a la implementación por Alianza.

Nivel estratégico de seguimiento a indicadores relacionados con las metas globales de implementación del Proyecto en sus diferentes etapas y componentes.

Niveles de Seguimiento directo por Alianza

El nivel primario del Sistema de Monitoreo se concentra en el detalle del seguimiento a la implementación y el desarrollo por alianza, tarea realizada por la OGR con su equipo básico de operación o mediante consultores de acuerdo con el número de alianzas a monitorear por región. .

Los principales objetivos a este nivel son:

El eje fundamental del monitoreo a este nivel, lo constituye el Plan Operativo Anual de la Alianza. Este Plan Operativo relaciona las metas físicas a alcanzar durante y al final de un período de doce meses; las actividades requeridas para alcanzarlas; los recursos que se prevé, requerirá cada actividad (por mes o bimestre); las fuentes de estos recursos, las instancias o personas responsables de la ejecución de cada actividad y, los supuestos y riesgos bajo los cuales se espera se desarrolle la actividad. Este Plan Operativo debe incluir un número suficiente de indicadores base para la medición del desempeno en la ejecución y desempeno en el cumplimento de cada meta física o de producto incluidas en éste.

El Plan Operativo Anual de base para el inicio de las actividades de implementación de la Alianza, debe provenir de la fase de formulación o preinversión de la alianza, enmarcado en su lógica de intervención y contenido en el Plan Operativo Global de la Alianza.

Este Plan Operativo Anual inicial garantiza la articulación entre los objetivos de la alianza establecidos en su formulación y las metas operativas en fase de ejecución en cada uno de sus componentes (técnico-productivo, ambiental, socioempresarial y del agronegocio). No obstante lo anterior, este Plan Operativo Inicial de referencia podrá ser ajustado a las condiciones reales de inicio de la alianza por parte de las instancias ejecutoras (OGA y/o la Gerencia de la Alianza), bajo la línea metodológica de la OGR encargada del monitoreo y con el aval del Comité Directivo como órgano rector de la Alianza.

La información incluida en el Plan Operativo Anual (metas, recursos, tiempos, fuentes, responsables, supuestos y riesgos) deberá ser confrontada bimestralmente con la realidad de la ejecución (lo planificado vs lo realizado), tarea a cargo de los ejecutores de la alianza. Esto es la base de valoración de los indicadores de desempeno en su ejecución en cada uno de sus componentes. Los formatos para la recolección de la información serán los definidos en este manual para lograr una información estandarizada.

La OGR deberá constituir un equipo de monitoreo integrado por un Coordinador y un número adecuado de expertos en monitoreo responsables de la visita directa a los proyectos en campo y de elaborar un informe de visita utilizando los instrumentos del monitoreo dispuestos para este fin. La OGR realizará la preselección de aspirantes a integrar el equipo de monitoreo y los someterá a la no objeción del EIP en el MADR. El proceso de monitoreo por alianza es el siguiente (Anexo 14):

Visita de Inducción: Es la visita inicial que realiza la OGR a la alianza en el terreno de aplicación, y junto con la OGA, socializa el Plan Operativo a todos los integrantes de la misma. La OGR, deberá evaluar en estas visitas las condiciones para el inicio de la alianza y, si es el caso, generar las primeras alertas tempranas y plantear sus correctivos.

Visita de seguimiento: Consiste en una visita de carácter bimestral realizada por la OGR a cada alianza en el lugar donde se desarrolla. Tiene como fin constatar físicamente la marcha del proyecto. En esta visita la OGR deberá estar acompanada de los ejecutores del proyecto y se deben seguir los procedimientos e instrumentos establecidos en este manual.

El Informe de Monitoreo de OGR. Consigna los hallazgos y conclusiones de la visita de monitoreo de la OGR al proyecto en campo. Al igual que la visita, es de carácter bimestral. El informe debe incluir (Anexo 15):

1) Una matriz que reúne la información base de cálculo de los indicadores estandarizados de desempeno y avance del proyecto en cada uno de sus componentes, técnico-productivo, social, ambiental, agronegocios y de gerencia de la alianza. La información sobre metas y realizaciones consignada en esta matriz se origina en la planilla de programación y ejecución (PPE-POA) actualizada por la OGA y constituida en el referente común del seguimiento para cualquiera de las instancias de monitoreo (OGA, OGR, Comité Directivo). Esta matriz, incluye las calificaciones que da la OGR al estado del proyecto en cada uno de estos componentes según los criterios y medios de verificación indicados en dicha matriz.

2) El cuerpo del informe como tal, donde se contextualiza y se concluye a partir del análisis de los indicadores de la matriz anterior y sus relaciones causales tanto para cada uno de los componentes como en general. Su enfoque debe ser prospectivo o de anticipación y orientado a resultados, es decir, a partir de conceptos concluyentes dados por la OGR en dicho informe, éste debe ser capaz de orientar a las diferentes instancias del monitoreo de la Alianza, incluido el EIP, sobre si la alianza en su marcha va en dirección hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos en su formulación, incluidos los correctivos propuestos.

Retroalimentación del sistema: Se debe garantizar que las instancias ejecutoras de la alianza reciban oportunamente los informes de monitoreo de OGR y que este sea llevado al Comité Directivo, por un lado, como apoyo a su toma de decisiones y, por otro, para su pronunciamiento sobre el contenido de dicho informe, como medio de retroalimentación y mejora continua previsto en el ciclo de desarrollo del sistema de monitoreo.

El seguimiento continuo y la gestión en el seguimiento: El Sistema de Monitoreo ha dispuesto que la OGR mantenga un canal expedito y abierto de manera continua con los ejecutores de la Alianza (OGA y Gerente de la Alianza) que permita la comunicación de problemas, la generación temprana de alertas y realización oportuna de gestiones de orientación y apoyo de la OGR a los ejecutores en el establecimiento de correctivos en la ejecución del proyecto.

Consolidación de información en bases de datos: La OGR tendrá a cargo la recolección, verificación y suministro de la información por Alianza al Sistema de Monitoreo para la conformación de una base de datos histórica que contiene las bases de cálculo de los indicadores de monitoreo y la compilación ordenada de informes de monitoreo.

Automatización de la captura, validación, proceso y consulta de la información: Se ha previsto el diseno de un aplicativo de captura y validación remota de los datos base de cálculo de los diferentes indicadores de desempeno y avance de Alianzas en ejecución. Esta información procede esencialmente del POA y de la matriz de indicadores de OGR. Su operación estará a cargo de la OGR.

Los aplicativos de consulta y sus opciones, se disenarán a criterio del EIP y brindarán dos tipos básicos de información: 1) Información por Alianza incluidos indicadores propios. 2) Información agregada por categorías optativas de ordenamiento y clasificación. Esta última opción permitirá realizar la valoración de los indicadores de resultados requerida para el monitoreo general del Proyecto.

Nivel estratégico - Implementación del Proyecto.

Su finalidad es servir de apoyo al interior de las instancias de dirección del Proyecto, en la verificación periódica del cumplimiento de los objetivos globales y de la evaluación integral de la gestión realizada en su implementación.

Su principal objetivo es proveer la información requerida para la actualización periódica de los indicadores de competitividad, sostenibilidad y empresarización relacionados con los objetivos de desarrollo del PAAP y los indicadores de resultados del proceso de implementación del PAAP por etapas o componentes.

La operación del sistema a este nivel estará a cargo del EIP en el MADR. La información requerida para el cálculo de los indicadores de nivel estratégico tendría diferentes fuentes y procesos, que se pueden esbozar así:

Indicadores relacionados con las metas del PAAP y sus objetivos de desarrollo.

Indicadores relacionados con el proceso de implementación del PAAP, según etapas y componentes.

El carácter anual o semi-anual del seguimiento de indicadores estaría garantizado si se tiene en cuenta que en el nivel primario del monitoreo (seguimiento por alianza) esta información se consolida bimestralmente.

Tal como se detalla en el primer nivel, se ha previsto el diseno de una base de datos y un aplicativo (software) de captura y proceso de la información recopilada a nivel de cada alianza, y una de las salidas sería el cálculo de estos indicadores agregados requeridos por el nivel estratégico.

Con base en registros de información y los sistemas de calificación establecidos, el EIP en su área administrativa sería la fuente de información para la cuantificación o valoración de los siguientes indicadores:

Las herramientas de software utilizadas para el desarrollo de los aplicativos de apoyo a este nivel estratégico deberán ser lo suficientemente flexibles para permitir la adopción de criterios complementarios de procesamiento analítico respondiendo a los requerimientos de la dirección del PAAP.

Algunos de los criterios adicionales de consulta de estos indicadores serían:

Específicamente por componentes habría subcategorías propias como por ejemplo:

Evaluación externa del Impacto del Proyecto

Su objetivo central es generar información complementaria al monitoreo que permita conocer si se ha logrado conseguir de manera integral los objetivos de desarrollo del proyecto, en que medida los resultados alcanzados son atribuibles a su intervención así como la valoración de los efectos de réplica del mismo en su zonas de influencia (evaluación de impactos).

De igual manera, la información que genere el sistema de evaluación del PAAP en su segunda fase, será uno de los instrumentos de apoyo para la realización de ajustes en su marcha a través de la sistematización de lecciones aprendidas con base en estudios de caso.

Estas evaluaciones serán de carácter externo al proyecto. Con base en los indicadores de impacto definidos para el Proyecto, se contratarán evaluaciones para su medición en dos momentos del proyecto: a medio término y al final de su implementación. La medición a medio término se hará en el ano 2010 y la final en el 2012 y su marco de selección serán las alianzas de la segunda fase que a la fecha del inicio de cada evaluación de impacto, hayan concluido exitosamente su proceso de implementación.

Cada evaluación deberá partir de la información que produce el sistema de monitoreo. Hay que tener en cuenta que el monitoreo directo por alianza, no termina con la implementación de ésta, sino que se mantiene durante su fase de desarrollo. Por esta razón, adicionalmente a la información básica requerida para la medición de los indicadores descritos en el aparte anterior, el monitoreo estará en capacidad de recolectar información adicional del universo de alianzas base para los disenos muestrales de las evaluaciones de impacto.

En todo caso, toda la información obtenida a través del sistema de monitoreo, el evaluador externo la complementará con visitas y entrevistas a los actores directamente. Las técnicas de medición que éste utilice, deberán garantizar la representatividad estadística de las muestras recolectadas.

Igualmente el sistema de evaluación asegurará que los evaluadores externos garanticen la comparabilidad en lo esencial, de estas evaluaciones con los resultados obtenidos en las evaluaciones de impacto realizadas en la primera fase.

El sistema se asegurará también de que los evaluadores externos incluyan en sus evaluaciones el levantamiento de la línea base de las variables objeto de estudio y sobre las cuales no se disponga de información en el sistema de monitoreo.